Guide étape par étape pour organiser une tombola réussie

L’organisation d’une tombola est un excellent moyen de générer des fonds pour votre association ou organisation. Que vous soyez un debutant ou avez déja de l’expérience avec l’organisation des événements comme celui-ci, ce guide vous fournira tout ce que vous devez savoir pour organiser une tombola réussie. Cet article couvre tous les aspects, de l’explication de ce qu’est une tombola, aux différentes associations qui peuvent en organiser une, à la procédure d’autorisation, à la rédaction du règlement, aux autres étapes à suivre comme l’obtention des lots, l’impression des billets, la vente, le tirage au sort, et enfin, des conseils pour assurer le succès de votre tombola.

Qu’est-ce qu’une tombola?

La tombola est un jeu d’argent basé sur le tirage au sort. Les participants achètent des billets et si le numéro de leur billet est tiré au sort, ils gagnent un lot. C’est un type de loterie populaire en raison de sa simplicité et de sa capacité à générer des fonds de manière ludique.

Dans certaines juridictions, des règles spécifiques encadrent l’organisation d’une tombola. Ces restrictions et obligations peuvent concerner tant l’organisation que le déroulement du jeu. Nous aborderons ces aspects plus loin dans le guide.

Quelles associations peuvent organiser une tombola solidaire ?

La plupart des organisations à but non lucratif peuvent organiser une tombola pour collecter des fonds. Cela inclut les associations sportives, de parents d’élèves, caritatives, culturelles, environnementales, et bien d’autres. C’est une excellente manière d’augmenter les revenus de l’organisation tout en engageant la communauté.

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À noter qu’il est important pour une association de vérifier auprès de l’autorité de régulation compétente si elle est autorisée à organiser une tombola. En France, par exemple, c’est la préfecture qui est l’interlocuteur à contacter.

La demande d’autorisation

Avant d’organiser une tombola, il est essentiel d’obtenir une autorisation auprès de l’autorité compétente. En France, la demande se fait auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture du lieu où se déroule la tombola. Le délai de réponse varie mais il est généralement de 15 jours à 2 mois.

La demande doit être faite sur papier libre, et doit inclure des informations comme le nom et le siège de l’association, la date et le lieu du tirage, le but de la tombola, et une estimation du montant des recettes et dépenses. Un document officiel sera émis en retour, autorisant ou non la tenue de la tombola.

Le capital d’émission d’une tombola

Le capital d’émission d’une tombola correspond au montant total des billets vendus. Pour calculer ce capital d’émission, un simple calcul suffit : le prix d’un billet multiplié par le nombre de billets disponibles à la vente.

Il est important de bien définir ce capital d’émission car il limitera le montant total des dépenses. Il faut donc mener une réflexion préalable pour établir un budget équilibré pour l’organisation de la tombola.

La rédaction du règlement de la tombola: obligatoire?

La rédaction d’un règlement pour la tombola est fortement recommandée, bien que sa nécessité peut varier selon les régulations locales. Il sert à définir les modalités du jeu : date et lieu du tirage, prix du billet, description des lots, etc. Il protège à la fois votre organisation en évitant d’éventuels malentendus et contentieux et permet aux participants de connaître leurs droits et obligations.

Il est généralement recommandé de faire certifier ce règlement par un huissier de justice. De plus, veillez à ce que chaque participant ait accès à ce règlement, soit de manière physique, soit via un lien menant vers le site de l’association où il est publié.

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Autres étapes à suivre pour l’organisation d’une tombola

Demander et obtenir les lots

Il est crucial de choisir des lots qui attireront le public. Les lots peuvent varier, allant d’articles de luxe à des expériences ou des services. Les entreprises locales sont souvent prêtes à faire des donations en échange de publicité. Envoyez-leur une lettre expliquant votre cause et comment leur don sera utilisé.

Il est important de garder une trace écrite de tous les lots obtenus. Prenez note de la valeur de chaque lot, de la personne ou de l’entreprise qui l’a donné, et des détails tels que la taille, la couleur ou d’autres informations pertinentes.

Imprimer les billets

Lors de l’impression des billets, assurez-vous qu’ils contiennent des informations essentielles comme le nom de votre organisation, le prix du billet, la date et le lieu du tirage et une liste succincte des lots. Chaque billet doit également avoir un numéro unique pour le tirage.

Les billets peuvent être imprimés par un imprimeur professionnel ou vous pouvez choisir de les faire vous-même pour réduire les coûts. Veillez à ce que les billets soient attractifs et invitent les gens à participer.

Vendre les billets

La vente des billets est une partie importante de l’organisation d’une tombola. Plus vous vendez de billets, plus vous collecterez de fonds. Utilisez tous les canaux disponibles pour atteindre autant de personnes que possible : réseaux sociaux, newsletters, stands lors d’événements, etc.

Encouragez votre équipe à vendre également des billets à leurs amis, famille et collègues. Assurez-vous que tous les billets vendus soient enregistrés correctement pour éviter toute confusion ou problèmes le jour du tirage.

Le tirage au sort

Le jour du tirage au sort est le point culminant de votre tombola. Ce moment doit être transparent et équitable, pour que les participants aient confiance en l’authenticité du processus. Certains organisateurs engagent un notaire ou une personne neutre pour effectuer le tirage.

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Il est recommandé de communiquer les résultats immédiatement après le tirage et d’informer les gagnants sur la manière dont ils pourront récupérer leurs lots. Si la tombola s’est déroulée en ligne, il est crucial d’avoir une bonne stratégie de communication pour annoncer les gagnants.

Les 6 conseils pour une tombola réussie

1) Bien choisir ses lots : des lots attrayants augmenteront le nombre de participants.
2) Soyez clair et transparent : quel que soit le moyen choisi pour communiquer avec les participants (billets, site web, réseaux sociaux), assurez-vous que les informations soient claires et compréhensibles par tous.
3) Utilisez tous les canaux de vente de billets : exploitez au maximum votre réseau et les différents canaux de communication à votre disposition.
4) Impliquez toute votre équipe : toute personne impliquée dans l’organisation doit être motivée et prête à vendre des billets.
5) Tirage au sort équitable : un tirage au sort équitable renforcera la confiance des participants et favorisera le succès de futures tombolas.
6) Remerciez vos participants : qu’ils gagnent ou non, il est important de remercier tous les participants car leur contribution est essentielle pour votre cause.

Résumé des points clés

Étapes Conseils
Qu’est-ce qu’une tombola ? Comprendre les bases de la tombola et son usage pour des levées de fonds
Qui peut organiser une tombola ? Vérifier la conformité avec la loi pour organiser une tombola
La demande d’autorisation Obtenir une autorisation légale pour organiser une tombola
Le capital d’émission d’une tombola Déterminer un budget équilibré pour votre tombola
La rédaction du règlement Rédigez un règlement clair pour éviter les malentendus et les ennuis juridiques
Obtenir les lots Choisissez des lots attractifs et gardez une trace détaillée de tous les lots
L’impression des billets Faire des billets clairs, attrayants et professionnels
Vente des billets Utilisez tous les moyens disponibles pour vendre autant de billets que possible
Le tirage au sort Réaliser un tirage au sort transparent et communiquer les résultats
Conseils pour une tombola réussie Suivez aimablement ces conseils pour maximiser le succès de votre tombola

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